1.   BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat célja mYields Korlátolt Felelősségű Társaság – továbbiakban vállalkozás – Másolat készítési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) célja a vállalkozáshoz érkezett papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítására valamint a vállalkozástól igényelt elektronikus iratok papíralapú hiteles másolatának előállítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása.

2. A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a beérkező papíralapú dokumentumról nem hiteles és hiteles elektronikus másolat készítésének és a vállalkozás által előállított elektronikus dokumentum alapján papíralapú hiteles másolat átalakításának az eljárási rendjét és műszaki feltételeit.

3. Értelmező rendelkezések

A Szabályzat vonatkozásában:

1. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

2. Papíralapú dokumentum: papíralapú dokumentumba foglalt, a vállalkozás nevével, és címével pontosan ellátott, dokumentum;

3. Digitális azonosítólap: jelen szabályzat mellékleteként meghatározott adattartalommal elkészített formanyomtatvány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;

4. hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról a jelen szabályzat szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

5. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

6. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;

7. másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese;

metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető

2.   A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA

2.1.                A másolatkészítés folyamata papíralapú irat esetében

1. A vállalkozás telephelyén illetve székhelyén a papír alapon érkezett küldeményt legkésőbb az érkezést követő 20 munkanapon belül szkenneléssel nem hiteles elektronikus irattá alakítják át (a továbbiakban: digitalizálás).

2. A másolatkészítő személy a papíralapú dokumentumról a szkenner segítségével legalább 300 dpi, felbontású, pdf formátumú állományt készít.

3. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

4. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.

5. Amennyiben a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.

6. Amennyiben egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell az elektronikus másolatot elkészíteni.

7. A digitalizálást végző a nem hiteles elektronikus másolatot a vállalkozás Microsoft OneDrivemYields\Digitalisation\Beerkezo Dokumentumok mappájába (a továbbiakban: Beérkezett mappa) menti.

2.2.                Papíralapú iratról készített elektronikus másolat hitelesítése (hiteles elektronikus másolat)

1. Hiteles másolat készítésére erre irányuló külső vagy belső igény esetében van szükség.

2. A papíralapú dokumentum digitalizálása során a másolatkészítő biztosítja az eredeti papíralapú dokumentum és arról készített elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden - az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhető legyen. Ennek érdekében

3. az elektronikus másolat készítését elvégző személy kitölti a Digitális azonosítólap hitelesítéséhez szükséges adatokat tartalmazó – a 3. sz melléklet szerinti – digitális formanyomtatványt és a formanyomtatványon csatolja az elektronikus másolatot tartalmazó PDF filet

4. a hitelesítő megállapítja az elektronikus másolat megfelelőségét és a Digitális azonosítólap kitöltésének teljességét;

5. majd ellátja az elektronikus másolatot a következő hitelesítési záradékkal: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”

6. a képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy az elektronikus másolatot a Digitális azonosítólap PDF export lapjával együtt e-bélyegzővel történő ellátásával hitelesíti. A hitelesített másolaton a vállalkozás digitalis aláíró rendszere rögzíti a céges e-mail címet és a szolgáltató által biztosított időbélyeget.

7. A hitelesítés során az alábbi metaadatok kötelezően rögzítésre kerülnek a Digitális azonosítólap rendszerében:

   1. a papíralapú dokumentum megnevezése

   2. dokumentum feladója

   3. az elektronikus másolat készítő neve

   4. a másolatkészítés időpontja

   5. a hitelesítés időpontja

8. Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendeletben az elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevében dokumentum hitelesítésére alkalmazható elektronikus aláírással vagy bélyegzővel szemben meghatározott követelményeknek megfelelő, minősített, a másolatkészítő nevére szóló tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző, valamint a szintén elhelyezett elektronikus időbélyegző biztosítja.

9. Hiteles másolat készítésére céges e-mail címmel rendelkező alkalmazott, illetve tulajdonos jogosult.

10. Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás vagy bélyegző, illetve egy időbélyegző, valamint a fenti megjelölések több dokumentumon együttesen is elhelyezhetők azzal, hogy ezekben az esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők.

3.    A másolatkészítés folyamata elektronikus irat esetében

1. Amennyiben elektronikus hiteles dokumentumról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton rögzíteni kell:

   1. az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát,

   2. az eredeti dokumentum aláírásának időpontját (elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum esetén a bélyegzőhöz tartozó tanúsítvány szerint a bélyegző létrehozóját meghatározó adatokat),

   3. „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget, másolatkészítő nevét,

   4. a másolat hitelesítésére jogosult személy nevét és aláírását,

   5. a papíralapú másolat keltezését a cég hivatalos bélyegző lenyomatát.

2. A másolatkészítés szabályszerűségének ellenőrzése során ellenőrizni szükséges az irat tartalmi megegyezőségét, az eredeti elektronikus irat az aláírás és a másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e.

3. A másolatot a céges e-mail címmel rendelkező alkalmazott, illetve tulajdonos hitelesíti.

4. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

4.    Másolatkészítés papíralapú hiteles dokumentumról készített papíralapú hiteles másolat esetében

1. Amennyiben papíralapú hiteles dokumentumról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton hitelesítési záradékot kell elhelyezni, mely tartalmazza:

   1. az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

   2. a hitelesítés keltét,

   3. nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét, 

   4. a hitelesítő személy saját kezű aláírását, és

   5. a vállalkozás hivatalos bélyegző lenyomatát.

5.    A másolatkészítés határideje

1. A másolat készítését a beérkezéstől számított 20 munkanapon belül ajánlott elkészíteni, kivéve, ha a dokumentum beérkezése a szabályzat készítés előtt történt.

6.    Felelősségre vonatkozó előírások

1. A vállalkozás vezetője felelős 

   1. a másolatkészítési tevékenységhez kapcsolódó munkafolyamat megszervezéséért,

   2. gondoskodik a szolgáltatás ellátásához kapcsolódó személyi és tárgyi feltételek megteremtéséről,

2. A vállalkozás alkalmazottai felelősek:

   1. a másolatkészítési tevékenység ajánlott határidőn belüli elvégzéséért,

   2. a Digitális formanyomtatvány pontos kitöltéséért

   3. a nekik beküldött dokumentumok hitelesítéséért.

3.  A vállalkozás megbízottjai felelősek:

   1. a másolatkészítési tevékenység ajánlott határidőn belüli elvégzéséért,

a Digitális formanyomtatvány pontos kitöltéséért

7.   Záró rendelkezések

1. A Szabályzatot a vállalkozás belső tárhelyén – az alkalmazottak számára elérhető módon – közzé kell tenni a legaktuálisabb változatot.